Inclua, na sua estratégia, momentos interativos que convidem seu público a participar de alguma forma. Isso contribuirá para que eles se sintam envolvidos com tudo o que está acontecendo. Para isso, você pode abrir um momento especial, apenas para perguntas, bate-papos, enquetes e votações.
Cronograma
Entretanto, mais do que prestar um serviço, tais profissionais têm que ter a cara do evento e serem, de fato, um apoio, e não uma preocupação a mais. Programas para comunicação não precisam ser caros (e podem sair grátis). Assim que os participantes em potencial começarem a ver anúncios e avisos sobre o evento, é necessário um sistema para gestionar as inscrições. Certifique-se de que o site tenha um campo de inscrição para o registro de participantes e um sistema de coleta de dados para armazenar e gerenciar todas elas. Trata-se de uma ótima maneira de atrair participantes e falar sobre os benefícios ao participar de determinado evento.
Existem diversas formas de se divulgar um evento acadêmico ou científico. Sejam elas, redes sociais, email marketing, distribuição de material de impresso, entre outros. Depois de definidos os patrocinadores e feita a lista do que você vai precisar no evento, estabeleça um orçamento de acordo com o montante disponibilizado por eles. Garantir a segurança dos participantes, palestrantes e organizadores é imprescindível.
Considere que, para ter sucesso na elaboração do seu cronograma, estabeleça prazos realistas para cada etapa e designe os responsáveis pelas respectivas atividades. Os eventos temáticos são uma forma divertida de escapar da rotina e mergulhar em uma atmosfera lúdica e encantadora. Algumas apresentações ou exposições podem ser encaixadas no horário do congresso, como nas aberturas ou encerramentos da programação normal. Outras possibilidades, como jantares por adesão ou espetáculos musicais, são programadas para o horário da noite, oferecendo uma experiência diferenciada aos participantes. Algumas ferramentas, como a calculadora de tamanho de salas, podem ajudar você na escolha do espaço. Grande parte das decisões relacionadas ao congresso tem como base o perfil dos participantes esperados.
Checklist para eventos: 6 passos para organizar um congresso
A qualidade dos conteúdos apresentados também deve ser levada em consideração. Palestrantes e facilitadores experientes, com conhecimento relevante e habilidades de comunicação eficazes, são essenciais para garantir uma experiência enriquecedora. Uma programação diversificada, que inclui diferentes formatos de apresentação, como palestras, painéis de discussão, workshops interativos e momentos de entretenimento. A variedade de conteúdos e atividades atende às expectativas e interesses diversos dos participantes.
É importante não subestimar a importância de um bom planejamento, considerando que é a partir disso que se minimiza os possíveis problemas, otimiza os processos e ainda garante resultados mais satisfatórios. Na hora de pensar nos custos de um evento, vale considerar a participação de parceiros e patrocinadores para ajudar a aumentar o orçamento. Além de reduzir custos, o envolvimento de empresas do nicho pode dar mais estabilidade à operação, aumentar a credibilidade da produção e suas chances de sucesso. A organização de um evento de sucesso inclui inúmeras etapas, desde o planejamento, divulgação, vendas e execução, até a análise de resultados e indicadores.
Experiência dos participantes no evento
Vale observar, por exemplo, que a interação entre empresa, clientes, parceiros e fornecedores impacta positivamente o andamento da organização. Com isso, o evento pode se tornar um dos métodos mais eficazes de estreitar esses laços. Você também pode optar por utilizar o Linkedin para encontrar e filtrar as buscas por profissionais específicos ou até convocar voluntários em universidades. Sendo assim, busque os melhores, que se enquadram em algumas característica específicas, como ter experiência no mercado e já serem da confiança de algum amigo ou conhecido. E para garantir que tudo vai correr bem, lembre-se de reunir todos antes do grande dia, para que o trabalho conjunto flua com entrosamento. Possivelmente a sua equipe irá precisar de ajuda para alguns setores, como recepção e cerimonial.
Além disso, atualmente existem novidades tecnológicas que podem auxiliar bastante o trabalho de gerenciamento de eventos. Por isso, uma ferramenta que facilita muito o trabalho de organizar é o checklist para eventos. Ao contratar o espaço para eventos, não esqueça de ler atentamente os termos e condições e garantir que todas as cláusulas estejam claras e atendam às expectativas.
Por isso, também é importante planejar as estratégias de divulgação com antecedência, elaborando um plano de marketing. É neste momento que você também irá definir os custos iniciais do evento – ou seja, calcular quanto o evento irá custar e qual será o lucro pretendido com a produção! O orçamento é um dos aspectos mais importantes e precisa ser elaborado com atenção e detalhismo, para impedir que você acabe tendo prejuízos ou se esqueça de alguma despesa indispensável. A organização de eventos esportivos depende de um planejamento sólido e que ajuda, inclusive, a evitar gastos desnecessários e confusões. Ela começa na montagem de um checklist com todo o caminho que você vai percorrer até a data da sua competição.
Garanta que o local é de fácil acesso, cheque se tem estacionamento próprio ou próximo, se comporta os inscritos, a sua equipe, os equipamentos, coffee break – caso o evento seja de médio ou grande porte. Ao conhecer o seu público, você identifica quais são as melhores estratégias de venda e de marketing para investir. Por exemplo, se ele costuma acompanhar as novidades no Facebook, é primordial que você crie uma fanpage para divulgação. Além disso, os objetivos do evento precisam estar relacionados com as estratégias da empresa e com a posição que se almeja no mercado. Enquanto uns pretendem se consolidar e fidelizar os clientes, outros estão querendo se apresentar e atrair seguidores.
Justamente por isso, o planejamento de eventos é essencial para qualquer organizador. Afinal, essa é uma maneira de minimizar os possíveis problemas, otimizar os processos e garantir os melhores resultados. Você viu como organizar um evento é um processo complexo e cheio de detalhes, não é? A escolha de uma plataforma simples e segura é, portanto, uma etapa muito importante para otimizar o processo e garantir mais facilidade e agilidade.
Isso com certeza vai enriquecer bastante o evento e, por essa razão, deve ser alinhado com o objetivo das atividades realizadas. Por isso, lembre-se sempre de oferecer, além de um espaço confortável, um momento de conhecimento e experiência, como uma palestra relacionada a sua área de atuação ou um debate entre os convidados. Por exemplo, se o evento corporativo terá duração de 6 horas, com 2 horas pernambuco de intervalo para almoço, verifique se o prestador de serviço tem a disponibilidade adequada para “combinar” com a agenda do evento. Quando os orçamentos estão feitos e as pesquisas realizadas, é hora de fechar os contratos. A pesquisa de mercado vai te ajudar a entender qual é o serviço oferecido pelo fornecedor, como buffet, café, coquetel, estrutura de imagem e de som, dentre outros. O controle da verba disponível é essencial para estabelecer a estrutura do evento e o que será oferecido em cada ação.
É interessante criar a identidade visual do evento, pois ela expressa o tema do congresso e facilita a identificação, além de estimular o interesse dos participantes. Se a verba do evento vai depender das inscrições dos participantes, é importante estimar os custos com antecedência para definir os valores cobrados. Além do orçamento das inscrições, muitos congressos ampliam suas possibilidades buscando o apoio financeiro de patrocinadores.